处长：
1、主持全处工作，分管处内财务及人事工作、学生交流项目工作、中外合作办学工作、外专引进工作、来访接待工作、孔子学院工作等。召集召开处务会，研究重要问题。
2、负责全处思想政治教育、党风廉政建设和精神文明建设工作。
3、负责全处财务预算的制定工作。
4、负责制定学校外事工作发展规划及规章制度并组织实施。
5、负责学校对外交流合作协议的起草、协商、签定和执行工作。
6、负责学校因公出国（境）团组年度计划的拟定与报批工作。
7、负责领导、协调和监管中外合作办学项目的具体实施工作。
8、负责各类外国专家项目和引智项目的审查和报批工作。
9、推动学校对外交流平台与项目建设。
10、负责孔子学院相关事务。
11、负责重大外事接待活动及校级出访活动的策划及实施；
12、完成学校领导交办的其它工作。
副处长：
1、分管办公室日常行政管理工作。
2、协助处长做好因公出国（境）管理工作。
3、协助处长落实年度工作要点，起草年度工作总结。
4、协助处长做好中外合作办学的申报等工作。
5、完成校领导和处长交给的其他任务。
办公室：
1、协调全处的日常行政工作。
2、做好全处行政经费及有关外事经费的预决算和日常财务管理。
3、负责处内各项经费使用情况并定期向处领导汇报。
4、负责处内文件的收发及档案管理工作。
5、落实外事活动往来礼品的收发、登记、使用及保管工作。
6、全处办公用品、后勤服务和生活福利工作，归口联系工会及计划生育等工作，资产登记等管理工作。
7、负责印章的保管和使用。
8、负责专家公寓日常运行和管理。
9、办理学校各单位外宾的接待审批工作。
10、完成处领导交办的其它工作。
出国（境）管理科：
1、贯彻、执行、宣传有关出国（境）管理法律、法规、政策纪律，制定学校有关因公出国（境）管理的文件、规定。
2、办理因公出国（境）人员的材料审核、报批、回国核销等业务。
3、协助学校教职工及学生国家公派奖学金和省筹资助出国等各类出国项目的申报工作。
4、提供出国（境）签证等咨询业务。
5、履行全省外事专办员职责，负责山西省人民政府外事侨务办公室和山西大学的因公出国（境）衔接工作。
6、管理并协调全校涉港澳台地区的交流和合作事务，开展与港澳台高校之间的学术合作与交流工作，校际交流项目的制定、实施及管理工作；服务全校师生因公赴港澳台报批手续等。
外国专家管理科：
1、外籍教师的选拔、联系、申报以及高端外国专家项目的管理。
2、外籍专家教师的安全教育、日常管理。
3、办理外籍教师来华工作手续、工作合同签订、工资和津贴发放。
4、办理“千人计划”、“百人计划”及引进高层次外国专家的居留手续。
5、确定外国专家学者短期来访、合作交流计划的报批手续。
6、配合各单位开展外籍教师的教学评估工作。
7、监管境外专家的业务外活动。
8、向上级主管部门报告外事工作和外国专家工作情况。
国际合作项目管理：
1、统筹管理全校外事工作，负责涉外联络和宣传。
2、制定学校外事、专家工作长远规划、年度计划和相关工作制度。
3、联络国外及港澳台大学，组织国际合作交流项目，监管国际科技合作项目。
4、中外校际交流、中外合作办学项目的校内宣传、推介，联合相关部门组织选拔优秀学生公派及自费留学生。
5、监督学生在国外学习及生活情况。
6、协助学校各单位、各部门完成国际会议的申请、申报等工作。
孔子学院办公室：
1、新建孔子学院的选点与筹备。
2、协助组织部选拔推荐孔子学院中方院长；负责汉语教师及汉语教师志愿者的招聘、选拔、培训、派遣和管理。
3、孔子学院项目的监督、管理、评估与服务，与中方院长商定孔子学院年度工作计划和年度经费预算。
4、组织孔子学院的“巡演、巡讲、巡展”工作，实施孔子学院项目有关的海外教育拓展及文化推广项目。
5、国家主管部门、学校和外方的工作交流与沟通。
6、孔子学院奖学金学生的招收与管理。
7、与孔子学院相关的其他工作。
