处  长

职责任务：
　　1、全面负责本部门工作，进行全方位指导、督促和检查，协调管理；
　　2、在国家外事和国际交流方针政策指导下做好学校外事及对外交流相关工作；
　　3、为校领导提供学校国际化方面和其他方面的信息和建议；
　　4、协调学校有关部门进行国际宣传活动的策划与实施；
　　5、起草本部门全方位长短期工作计划及总结；
　　6、搞好本部门班子建设、队伍建设和制度建设，做好本部门干部职工的思想政治工作，不断提高其业务水平、工作能力，提高本部门整体服务质量；
　　7、负责指导与国外友好大学、教育机构和有关组织合作与联络；
　　8、指导开发国际交流与业务合作项目；
　　9、指导制定、修改、签署、监督学校与外籍教师的合同及学校国际交流方面文件；
　　10、组织领导留学生招生、派送、行政管理等日常工作；
　　11、指导聘用、管理外籍教师；
　　12、负责与各部门共同策划学校重大外事活动；
　　13、完成学校领导交办的其它工作。 

副处长

职责任务：
　　1、认真学习领会有关外事管理规定，协助处长做好对外合作与交流的相关工作； 
　　2、协助处长搞好出国管理工作；
　　3、 配合国家安全及其他涉外部门,做好来校外籍人员注册登记工作,做好外事、安全、保密工作；
　　4、协助处长聘请外籍专家、外籍教师并做好日常管理和生活服务工作；
　　5、承办长、短期来校任教，讲学的外国专家、教师来华手续（审核外教材料、起草报告、申报批准手续、发出邀请）和接待工作；
　　6、完成校领导和处长交给的其他任务。 

办公室

职责任务：
　　　1. 协调全处的日常行政工作；
　　　2. 负责全处行政经费及有关外事经费的预决算和日常财务管理；
　　　3. 负责处内各项经费使用情况并定期向处领导汇报；
　　　4. 负责处内文件的收发，及档案管理工作；
　　　5. 负责外事活动往来礼品的收发、登记、使用及保管工作；
　　　6. 负责全处办公用品、后勤服务和生活福利工作，归口联系工会及计划生育等工作；
　　　7. 负责印章的保管和使用；
　　　8. 负责专家公寓和留学生餐厅的日常运行和管理；
　　　9. 完成处领导交办的其它工作。

出国（境）管理科

职责任务：

1、贯彻、执行、宣传有关出国（境）管理法律、法规；
　　2、协调全校外事活动，为学院、科研单位的教学、科研和国际学术交流提供信息和联系服务，包括出国（境）计划的制定、协议的拟订、交流项目的实施和运转情况的跟踪管理、服务；
　　3、办理学校申请因公短期出国（境）人员材料的初审、拟办意见、校内申报及出国任务报批等工作；
　　4、起草学校有关因公出国（境）管理的文件、规定；起草、填写上报省教育厅、省政府办公厅、省外办的出国（境）请示、报告及审批表；
　　5、办理学校因公出国（境）材料向上级业务主管部门——省教育厅、省外办的申报、审批；办理出国（境）人员的任务批件——省政府、省外办；办理出国（境）人员有关国家安全、保密教育等事宜——省国家安全厅；填写因公护照（通行证）申请资料单、签证（签注）申请表等；办理因公护照（通行证）的制作及申请签证（签注）手续——省外办；负责因公护照（通行证）的收回及上报出访人员回国后的“出访情况汇报”给省外办、省教育厅等单位；
　　6、办理学校因公出国（境）访问、考察等费用在校计财处的经费借支、财政厅审批、核销外汇、中国银行兑换外汇校计财处报账等手续；为学校因公短期出国（境）人员办理兑换、核销外汇的审查工作；
　　7、协助学校各单位教工和学生完成国家公派奖学金和省筹资助出国项目的申请等工作；
　　8、为本单位和个人提供因公出国（境）的咨询服务，协助学校教工申请出国签证，主要包括：因公出国（境），因私出国（境），国家公派出国手续办理，省筹资助出国手续办理，校筹经费出国手续办理以及其他经费出国（境）等咨询服务；
　　9、管理并协调全校涉台港澳地区的交流和合作事务，开展与台港澳高校之间的学术合作与交流工作，校际交流项目的制定、实施及管理工作；服务全校师生因公赴台港澳报批手续等；
　　10、完成上级部门和学校、部门领导交办的临时工作任务。

外国专家管理科

职责任务

（一）长期外国文教专家

1、会同外国语学院和研究生学院，根据课程设置和授课时数制订学校聘请外籍教师计划并负责落实，办理聘请外籍教师的联系、报批手续，帮助外籍教师办理来华的签证和来华后的居留许可、专家证等有关证件；为合同期满且教学效果良好的外籍教师办理延聘审批手续和居留许可；
　　2、会同外国语学院、研究生学院和其他有外籍教师任教院系制定并落实聘请外籍教师任教的专业、课程教学计划；协调外国语学院、研究生学院和其他有外籍教师任教院系安排外籍教师教学工作任务；
　　3、向外籍教师宣传我国的法律、法规和我校的校纪、校规，并安排外事处同外籍教师签订工作合同；
　　4、负责外籍教师工资、津贴、旅游费和交通费的发放，帮助外籍教师按我国规定兑换外汇；
　　5、负责外籍教师的日常生活管理，协助保卫处做好外籍教师的安全保卫工作，协助后勤管理部门做好外籍教师生活设施保障工作；
　　6、采集外籍教师节假日的出行活动的信息采集，帮助外籍教师订购火车票和飞机票，组织外籍教师参加省、市外事部门和学校的集体活动；
　　7、受理外籍教师的请假申请；

8、配合外国语学院、研究生学院和其他有外籍教师任教院系开展外籍教师教学评估工作，检查、评估外籍教师的教学工作水平，提出改进外语教学和双语教学水平的要求；向教学单位反馈外籍教师教学实践中的教学要求和意见。
　　9、处理与外籍教师有关的其它事宜。
　　10、做好山西省外国专家局、山西省教育厅和太原市公安局等领导部门要求的有关专家工作的近、远期规划与相应总结等文字材料；

（二）短期专家工作：
　　1、制定年度规划，确定具体聘请项目，报批完成聘请手续；
　　2、安排来访专家业务外活动，协同相关专业的学者与来访专家进行学术交流和合作恰谈；
　　3、陪同来校访问专家参观考察。  

国际合作项目管理科

职责任务：
　　1、认真贯彻、执行、宣传有关出境安全法律、法规；
　　2、负责联络国外（包括港、澳、台地区）大学，为各学院提供相关合作项目的信息，国际合作交流项目的申报；具体组织实施国际合作交流项目； 协助实施国际合作研究项目；国际合作交流项目的执行情况检查、总结和上报；
　　3、负责宣传相关国际合作项目，与各院（所）配合组织选拔优秀学生公派及自费留学，负责办理学生申请国外院校的材料；
　　4、负责安排出国学生填写签证申请材料，联络使馆安排签证材料递交手续，辅助学生做好其他相关出国材料；
　　5、协调各学院、计财处、公寓中心办理学生出国前离校手续并备份存档；
　　6、上报教务处、研究生学院派出学生名单；
　　7、负责核实归国学生在国外学分情况，上报教务处备案；
　　8、随时联络学生在国外就读院校，及时了解学生信息，掌握学生学习及生活动态；
　　9、负责所管理的项目的相关工作并承办处领导交办的其它工作。 

孔子学院办公室

职责任务：

山西大学孔子学院办公室是统筹协调我校海外孔子学院建设与管理的专门机构，主要工作职责如下：　　

1、根据学校、国家汉办要求，制定学校汉语国际推广与孔子学院建设的发展规划及有关政策，执行国家、学校有关政策与规定，并承担新建孔子学院的选点与筹备工作；　　
　　2、与学校相关职能部门及院部配合，共同完成孔子学院中方院长、汉语教师及汉语教师志愿者的招聘、选拔、培训、派遣和管理工作；
　　3、为海外孔子学院提供相关教学资源和咨询服务，协助、指导海外合作方制定孔子学院的年度工作计划和年度经费预算，以及各孔子学院项目的监督、管理与评估；
　　4、对外联络：与相关国家驻中国大使馆、领事馆，与国外教育管理机构、合作大学、中学以及我国驻外大使馆、领事馆和其它驻外机构沟通联络，协调相关事务；
　　5、策划、实施孔子学院项目有关的海外教育拓展及文化推广项目；
　　6、向国家汉办，向学校领导、相关部门、孔子学院中外理事提交工作报告和情况汇报；及时向我校在国外的孔子学院转达国家汉办、学校领导、学校相关部门、孔子学院中外理事有关孔子学院工作的指令和通知；
　　7、其他相关工作。